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Comunicazione dentro e fuori il Toastmasters

ivan ottaviani — Mon, 19 Apr 2010 21:10:31 +0000

Editoriale

Il Toastmasters è un club che dà l’opportunità di fare pratica di public speaking, aiutando le persone ad acquisire le competenze necessarie per trovarsi a loro agio di fronte ad un pubblico.
Come recita il motto del sito internazionale “because communication isn’t optional”, parlare in pubblico non è la sola parte della comunicazione che si può migliorare.
La comunicazione è un mare nel quale costantemente navighiamo e dal quale difficilmente possiamo uscire se non isolandoci in un’ isola deserta. Ecco che tutto quello che gira intorno al parlare in pubblico nel nostro club è ancora fatto di comunicazione di diverso tipo e con diversi mezzi.
Comunicazione a livello interpersonale, comunicazioni via mail, tramite telefono, newsletter, comunicazioni a due o in team, in una riunione del comitato esecutivo oppure a cena dopo un incontro. Comunicazione per informare, condividere idee, risolvere problemi, per dare feed-back, incoraggiare, ispirare, dibattere, confermare. Comunicazione per raggiungere qualcosa di più alto insieme agli altri.
Tutto questo fa parte della vita del club oltre ai meeting regolari. Organizzare un incontro significa attivare tutte le modalità di comunicazione elencate ed il successo finale dipende dal risultato di tutte le interazioni che si sono svolte, a partire dal VP Education che recluta gli speakers e cerca di coprire tutti i ruoli di un meeting, fino al Toastmaster del giorno che contatta tutti per ricevere le informazioni necessarie.
Ogni volta che intraprendiamo un’azione comunicativa per il Toastmaster abbiamo l’occasione di riflettere su di essa e di migliorarci.
Proprio come quando prepariamo un discorso per il pubblico, riflettiamo sul pubblico a cui ci rivolgiamo, su cosa intendiamo trasmettere e raggiungere, sul modo di essere sintetici ed efficaci. Il risultato della nostra comunicazione è il feed-back che dovremmo cercare. Abbiamo scritto una mail per la quale attendiamo conferma o una risposta che non arriva? Invece di scoraggiarci lamentando che nessuno risponde, cerchiamo un feed-back per scoprire se la comunicazione o il mezzo che abbiamo usato erano appropriati e la volta successiva proviamo qualcosa di diverso per cambiare il risultato. Questo approccio vale per qualsiasi altro momento comunicativo, poiché c’è sempre una maniera più efficace di comunicare.
La differenza spesso è nella preparazione e nel feed-back. Così come prepariamo con cura un discorso valutando l’obiettivo da raggiungere e limando il superfluo, allo stesso modo dovremmo prepararci in qualsiasi altra occasione importante, e non solo all’interno del club.
Durante i meeting prepariamo con cura anche le valutazioni, con particolare attenzione alla persona cui sono rivolte e un buon valutatore indica sempre dei punti di miglioramento dando qualcosa di valore. E’ un atteggiamento mentale da tenere presente in qualsiasi comunicazione:
dare rispetto (al ricevente), dare feed-back, dare valore.
Sarebbe un peccato limitarci ad applicare questi tre punti solo all’interno degli incontri Toastmasters perché sono regole universali della comunicazione e come nella vita, anche nel mare della comunicazione, ” nessun uomo è un isola…”

Ivan Ottaviani/ACG
The President

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Una cosa curiosa…

ivan ottaviani — Thu, 15 Oct 2009 14:57:14 +0000

: Editoriale

…accade quando sta per cominciare la sessione denominata table topic.
Il table topic è il momento in cui tutti i presenti alla riunione possono essere chiamati a rispondere (aumento della salivazione), improvvisando (deglutizione), su un tema stabilito dal table topic master (smarrimento), alzandosi in piedi per circa un minuto e mezzo (panico).
In genere questa è la sequenza emotiva che si verifica puntualmente. La cosa curiosa è che in momenti come questo, in ognuno di noi si agitano, quasi sempre, due pensieri contrastanti.
Da una parte il desiderio di partecipare, di provarci, di essere chiamati per poter imparare attraverso l’esperienza che è possibile rimanere calmi, formulare un piccolo discorso e cavarsela in una situazione che può capitare nella nostra vita di tutti giorni o nella nostra vita professionale quando meno ce lo aspettiamo. Ad un party, ad una riunione, in un’intervista per strada, qualcuno potrebbe richiedere la nostra opinione su un argomento a caso per cui è necessaria la nostra abilità di pensare rapidamente (think on your feet) rispondendo con disinvoltura e spigliatezza. E per essere preparati a tutto questo, l’esercizio del table topic è l’ideale; più volte ci si trova in questa situazione, più si impara a controllarsi, a rimanere calmi e a formulare il nostro pensiero rapidamente e ad esprimerlo chiaramente.
Per questo si vorrebbe essere chiamati ogni volta. Perché ogni volta si migliora e si impara.
D’altra parte quando è il momento sentiamo la paura che, simile a un tamburo che si confonde con il nostro battito cardiaco accelerato, ripete ritmicamente dentro di noi scongiuri e rituali:
“ spero che non mi chiami”, “non questa domanda, non questa, non questa, non io”, “questa volta no, magari la prossima, non questo argomento”. A queste affermazioni fanno seguito sguardo sfuggente, tentativo di rimpicciolimento corporeo sul posto, un’improvvisa necessità di prendere degli appunti e impegnarsi in qualsiasi cosa.
E’ una normale reazione, che tutti provano e che non viene mai del tutto superata. E’ il nostro organismo a reagire così preparandosi a combattere o a fuggire (fight or flee) ad una situazione di stress che richiede maggiore energia di quella che utilizziamo restando semplicemente seduti.
Tuttavia, più si fa esperienza, più si impara a gestire questa risposta automatica e a sfruttarla a nostro vantaggio. La soddisfazione di aver partecipato, di essere riusciti in qualche modo a rispondere è la ricompensa che cancella ogni esitazione.
Quando arriva il momento, preferite essere gli spettatori o i protagonisti del table topic?
Rispondeeee…..mmmm….TU! sì proprio TU!!!!!!!!!

Ivan Ottaviani/ACG
President

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Settembre è tempo di tornare

ivan ottaviani — Sun, 13 Sep 2009 18:49:55 +0000

Editoriale

Settembre è tempo di tornare… con “adagio”, come recita l’adagio, molto adagio….

Riapre la palestra del Toastmaster e tutti potremo ricominciare le attività ginniche che è possibile praticare presso il nostro club: ju-jitsu verbale, speech uno contro tutti, difesa dall’attacco di domande improvvise a bruciapelo (table topic), contorsionismo verbale e tante altre arti marziali linguistiche.

Come sfruttare al meglio le opportunità che il nostro club offre?

Innanzitutto iscriversi e poi cogliere ogni possibile opportunità per misurarsi con il campo (o tatami), è lì che si impara. Anche leggendo migliaia di libri sul public speaking, niente è più formativo dell’esperienza e del feed-back che derivano dai nostri incontri. Cogliere ogni opportunità significa fare di tutto per avere un ruolo attivo ad ogni riunione. Partecipare ad una riunione senza aver contribuito con la propria opinione, senza essersi alzato almeno una volta per parlare significa ridurre di molto le potenzialità del proprio apprendimento e sostanzialmente perdere del tempo. Avere un ruolo attivo dovrebbe essere l’obiettivo di ciascuno e non dovrebbe richiedere uno sforzo di pensiero, automaticamente si dovrebbe cogliere l’opportunità di fare uno speech, e se non c’è posto, di fare il table topic e se non c’è posto, di essere il toastmaster, e se non c’è posto di fare il general evaluator e così via….Da qui si procede utilizzando i feed-back degli altri membri per migliorare: posso alzare di più la voce, posso muovere di più le mani, posso guardare tutto il pubblico etc.

Il passo successivo, quando ci si sente più a proprio agio nei diversi ruoli, è quello di aggiungere qualcosa di nuovo, di personale, di utile, di creativo allo specifico ruolo che si sta svolgendo. Ci sono sempre nuovi modi di fare un table topic e ci sono sempre modi più efficaci di trasmettere la propria valutazione del discorso di un’altra persona.

Ecco alcuni suggerimenti da seguire nel proprio percorso di crescita da COMPETENT COMMUNICATOR a ADVANCED COMMUNICATOR GOLD (circa 40 discorsi):

DO THE RIGHT THINGS ( fai prima le cose giuste), iscriviti e cerca di avere un ruolo attivo ad ogni riunione, sempre.
DO THINGS RIGHT (fai le cose bene), cerca di seguire gli standards toastmasters e di seguire le indicazioni dei manuali.
DO THINGS BETTER (fai le cose meglio), rifletti su come le fai, ascolta i feed-back e i valutatori.
DO THINGS OTHERS ARE DOING, osserva i più esperti, prendi il meglio di quello che gli altri fanno e prova almeno una volta anche modi diversi di fare le cose ma che hai visto fare e funzionare in altri.
DO THINGS THAT HAVEN’T BEEN DONE, sperimenta cose mai viste prima o che non ti sei concesso di fare prima. Se hai sempre bisbigliato un discorso gridane uno o se hai sempre seguito le note vai a braccio.
DO THINGS THAT CAN’T BE DONE, rompi le regole, esci dagli schemi, cammina sui tavoli…(beh magari parliamone insieme prima )

Vedrai che procedendo in questo modo e facendo lavorare i muscoli come in palestra i risultati verranno da soli e questi si rifletteranno nella tua vita privata e professionale, con grande soddisfazione.

Non perdere l’occasione, coglile tutte…..

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Ivan Ottaviani/ACG

The President